Einsatz von XML

Übersicht

Anhand dieser Kriterien können Sie beurteilen, ob der Einsatz eines XML-Systems für Sie sinnvoll ist:

Wann lohnt sich der Einsatz von XML?

Die folgende Checkliste enthält 9 Kriterien, anhand derer der Sinn des Einsatzes eines XML-basierten Systems bewertet werden kann.
Wenn Sie bei unserer Checkliste nur zu einem oder zwei Kriterien voll JA sagen können, benötigen Sie wahrscheinlich kein XML-basiertes System. Finden Sie sich aber bei mehreren Kriterien wieder, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass XML interessant für Sie sein könnte.

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Umfang der Dokumentation

  • Ist die Dokumentation sehr umfangreich und arbeiten daher mehrere Redakteure gleichzeitig an einem Dokumentationsprojekt?
  • Werden die Dokumente gar an verschiedenen Unternehmensstandorten erstellt?
  • Sollen die Dokumente trotzdem wie "aus einem Guss" wirken – also einer definierten Struktur entsprechen?
  • Muss die vordefinierte Struktur sehr genau eingehalten werden? Benötigt dazu auch der Redakteur Unterstützung, der alleine an einer kompletten Dokumentation arbeitet?

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Cross-Media-Publishing

  • Sollen Handbücher, Online-Hilfen und Web-Dokumentation aus einer Quelle publiziert werden?
  • Oder werden Handbücher in verschiedenen Layouts oder Papierformaten benötigt?
  • Soll die Dokumentation in allen Medien oder in allen Formaten möglichst gleichzeitig fertig werden?

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Übersetzungen

  • Wird die Dokumentation in mehrere Sprachen übersetzt?
  • Soll die Dokumentation in allen Sprachen möglichst gleichzeitig fertig werden?

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Modularisierung und Mehrfachverwendung

  • Können Teile der Dokumente (Module) in verschiedenen Publikationen (Handbücher, Online-Hilfen etc.) verwendet werden?
  • Müssen Sie wissen, welche Module in welchen Publikationen verwendet werden?

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Varianten

  • Sind einzelne Publikationen Varianten von anderen, weil z. B. nur der Produktname anders ist?
  • Oder werden für verschiedene Zielgruppen nur leicht unterschiedliche Publikationen erstellt?

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Kundenspezifische Publikation

  • Wird jede Dokumentation für jeden Kunden oder jeden Auftrag individuell erzeugt?
  • Soll diese individuelle Dokumentation möglichst automatisiert zusammengestellt werden können?
  • Sollen in eine Basisdokumentation kundenspezifische Informationen an bestimmten Stellen automatisch eingepflegt werden können?

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Querverweise

  • Müssen zwischen Modulen Querverweise gesetzt werden, die in möglicherweise auch in unterschiedlichen Publikationen verwendet werden?
  • Ist es erforderlich, die Konsistenz und Aktualität dieser Querverweise zu kontrollieren?

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Zeitnahe Publikation

  • Ist es erforderlich, dass die Dokumentation gleichzeitig mit oder sogar vor dem Produkt fertig ist?
  • Müssen trotzdem in letzter Minute noch Änderungen gemacht werden können, ohne die Auslieferung des Produktes zu verzögern?

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Langlebigkeit und kontinuierliche Pflege

  • Sind Sie als Produkthersteller verpflichtet, die Dokumentation über einen langen Zeitraum vorzuhalten?
  • Müssen Sie die Dokumentation für ein ausgeliefertes Produkt entsprechend dem Stand der Technik oder nach durchgeführten Änderungen nachpflegen?

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