Redaktion mit System

Rechtssichere Technische Dokumentation, vom Profi geschrieben und mit einem Redaktionssystem: So gelingt es auch ohne große Kosten!

Keine Dokumentation? Das ist riskant!

In vielen kleinen und mittleren Maschinenbauunternehmen erfüllt die Technische Dokumentation, insbesondere die Betriebsanleitung, die gesetzlichen und normativen Anforderungen nicht oder nur unzureichend. Innerhalb der EU (und in vielen anderen Regionen der Welt) ist Dokumentation aber gesetzlich gefordert, und es gibt bestimmte Anforderungen an sie. Fehlende oder schlechte Dokumentation hat daher verschiedene Risiken:

  • Sie dürfen die Produkte eigentlich gar nicht verkaufen (in Verkehr bringen).
  • Die Marktüberwachung darf Produkte vom Markt nehmen (was zunehmend auch passiert!).
  • Die Käufer der Produkte können verpflichtet werden, die Produkte umgehend stillzusetzen, da sie sie rechtswidrig verwendet.
  • Dem Hersteller drohen empfindliche Bußgelder.

Diese Risiken können für einen Hersteller schnell dramatische Folgen haben, bis hin zur Insolvenz. Bei Unfällen, die (auch) auf mangelhafte Instruktion zurückgeführt werden können, haften die Verantwortlichen persönlich (Stichwort „Organisationsverantwortung“). Bei vielen Unternehmen müssen hier der Geschäftsführer oder der Entwicklungs-/Konstruktionsleiter geradestehen! Alles in allem keine guten Aussichten.

Gründe für unzureichende Dokumentation

Die häufig vorgebrachten Gründe dafür kennen Sie bestimmt auch:

  • Zu wenig Know-how: Ihre Entwickler oder Konstrukteure erstellen die Betriebsanleitung nur “nebenbei”. Über Technische Dokumentation wissen Sie nur das Nötigste.
  • Zu wenig Zeit: Die Maschine ist fertig und muss ausgeliefert werden. Und bei der Inbetriebnahme erklären Sie dem Kunden ja sowieso alles Wichtige.
  • Am falschen Ende sparen: Sie betrachten Ihre Dokumentation nur als Kostenfaktor. Denn mit guter Dokumentation verkauft man ja keine zusätzlichen Maschinen.

Was können Sie nun tun, um diese Probleme zu vermeiden?

Die Profis kommen!

Für gute und rechtssichere Technische Dokumentation gibt es Profis – das sind die unsere Technischen Redakteure. Sie schreiben nicht im Nebenjob! Unsere Mitarbeiter sind berufserfahrene Redakteure. Sie kennen die Anforderungen und können sich schnell in unterschiedliche Produkte einarbeiten.

So entsteht eine Dokumentation, die rechts- und normenkonform ist, und Sie verringern entscheidend die oben genannten Risiken. Außerdem bietet eine gute Technische Dokumentation auch einen Mehrwert für Ihre Kunden, so kann sie z.B. Schulungs- und Servicekosten senken.

Redaktion mit System

Natürlich soll die Dokumentation nicht zu viel kosten. Mit Blick auf die Lizenzkosten ist daher häufig MS Word in Einsatz, allerdings fehlen dort viele Funktionen für die Technische Dokumentation. Für die spezifischen Anforderungen gibt es daher Redaktionssysteme. Diese bringen alle nötigen Funktionen mit und rationalisieren die Technische Dokumentation.

Welche Vorteile hat ein solches System?

  • Man kann Dokumentation modular und medienneutral erstellen. So entstehen Bausteine, die in unterschiedlichen Anleitungen wiederverwendet werden können.
  • Die Dokumentation kann aus einer einzigen Quelle automatisiert in ganz unterschiedliche Medien und Formate (z. B. PDF, Online-Hilfe, Word, etc.) publiziert werden. Layout und Gestaltung werden dabei nur einmal definiert.
  • Die Dokumentation kann mit Metadaten und Varianten arbeiten. So erhalten die Kunden immer die Dokumentation für ihre spezifische Maschine, Anlage etc.
  • Die Zusammenarbeit der beteiligten Mitarbeiter wird besser, da alle an der gleichen Datenbasis arbeiten. Damit ist die Dokumentation auch sachlich immer auf dem neuesten Stand.
  • Und schließlich erleichtert ein Redaktionssystem den Übersetzungsprozess. Durch modulare Bausteine, einheitliche Texte und Wiederverwendung sinken die Übersetzungskosten deutlich.

Die Sachen hat nur einen Haken … Redaktionssysteme sind meist recht teuer in der Anschaffung und können schnell viele Tausend Euro kosten. Doch dafür haben wir eine Lösung!

Unser Vorschlag

Wir als Profis für die Dokumentation erstellen für Sie die ersten Versionen Ihrer Dokumentation mit einem Redaktionssystem. Aber unser System ist günstig, mit einer geringen monatlichen Miete sind Sie dabei. Und das erst dann, wenn Sie selbst damit arbeiten möchten.

  • Unser System, der Smart Media Creator der Firma Expert Communication Systems GmbH, ist komplett browserbasiert. So können Sie zu jedem Zeitpunkt Ihre Dokumente sehen, kommentieren und auch bearbeiten.
  • Bei uns ist das Redaktionssystem auch fertig eingerichtet: Layouts und Formatvorlagen, rechtssichere Warnsymbole und alles, was wir benötigen, ist bereits konfiguriert.
  • Sie machen sich auch nicht von uns abhängig. Die Rechte an den Dokumenten und den Daten, die wir für Sie erstellen, bleiben bei Ihnen.
  • Erst wenn Sie Ihre Dokumente dann selbst bearbeiten wollen, benötigen Sie eine Lizenz für den SMC. Diese kostet bei uns, wenn Sie unsere Basis nutzen, nur € 200,- pro Monat.