Funktionen von Redaktionssystemen

Erfahren Sie hier, welche wesentlichen Funktionen ein gutes Redaktionssystem für die Technische Dokumentation haben sollte und welche darüber hinaus nützlich sein können.

Funktionen für das Erstellen

Folgende Funktionen werden gebraucht, um Inhalte zu erstellen:

  • Informationsmodule bearbeiten
  • Editieren im Kontext mehrerer Module, z. B. Editieren ganzer Kapitel, die aus mehreren Modulen bestehen
  • Einfache Wiederverwendung
  • Standardstrukturen als Vorlagen für neu zu erstellende Objekte
  • Setzen von Querverweise und Links unterstützen
  • Integrität von Querverweisen und Links sichern

Diese zusätzlichen Funktionen sind wünschenswert:

  • Varianten definieren
  • Variablen definieren
  • Unerstützung von Mehrsprachigkeit
  • Authoring Memory, um existierende Texte wiederzuverwenden
  • Unterstützung bei der Formulierung
  • Dokumente und Informationsmodule vergleichen

Funktionen für das Verwalten

Ein Redaktionssystem braucht folgende Kernfunktionen, um Informationen zu verwalten:

  • Multi-User-Fähigkeit
  • Verwaltung beliebiger Objekte
  • (XML-)Dokumente + Grafiken + beliebige andere Dokumente
  • Kollektionen von Objekten (z. B. Bücher)
  • Alle verwalteten Objekte werden versioniert
  • Für alle Objekte können die folgenden Fragen leicht beantwortet werden
    • Wer benutzt mich?
    • Wen benutze ich?
    • Bin ich übersetzt?
  • Beliebige Metadaten
  • Objekten in mehreren Sprachen verwalten

Diese zusätzlichen Funktionen sind wünschenswert:

  • Verwaltung von Querverweisen/Links
  • Unterstützung von Workflows
  • Archivierung von Inhalten

Funktionen für das Übersetzen

Mit den folgenden Funktionen in einem Redaktionsystem wird es möglich, Inhalte zu übersetzen:

  • Am wichtigsten: Anbindung an Translation-Memory-Systeme
  • Zusätzliche Funktionen
    • Übersetzungsaufträge zusammenstellen
    • Metainformationen für Übersetzungsaufträge verwalten
      • Wer ist der Übersetzer?
      • Wann wird bzw. wurde geliefert?
      • Wann soll der Auftrag zurück sein?
    • etc.
  • Verwalten des Translation Memorys (z. B. TTX-Dateien bei Trados)
  • Kontextinformationen für den Übersetzer liefern

Funktionen für das Publizieren

Ein Redaktionssystem soll in verschiedene Medien publizieren können, dies ist eine elementare Funktion für solche Systeme. Die wichtigsten Formate dafür sind:

  • Papier bzw. PDF
  • HTML
  • Formate für Online-Hilfen
  • Content-Delivery-Portale

Diese zusätzlichen Funktionen sind wünschenswert:

  • Inhalte können in ein standardisiertes Format, z.B. XML oder DITA, exportiert werden.
  • Es ist möglich, Publikation oder Varianten anhand von Stücklisten zusammenzustellen.
  • Man kann Informationen aus dem Redaktionssystem mit externen Informationen, z. B. aus SAP, kombinieren.
  • Es können verschiedene Formate in einer Publikation kombiniert werden, z. B. XML- und Nicht-XML-Dokumenten (wie etwa bei Zulieferdokumentation).