Prozessoptimierung

Wenn Sie das Erstellen, Übersetzen und Publizieren Ihrer Dokumente optimieren möchten und dabei nach Kostenersparnissen suchen, erfahren Sie hier, wie wir Sie beraten und unterstützen können.

Warum die Erstellung standardisieren?

Bei der Erstellung und Verteilung von Dokumenten ist die Basis jeder Prozessoptimierung die standardisierte Erstellung der Dokumente. Nur nach einem festen Standard erstellte Dokumente sperren sich nicht gegen den Einsatz moderner Erstellungs-, Übersetzungs- und Publikationstechnologien.

Dieser Standard bedeutet:

  • strukturierter Text
  • modulare Dokumente
  • normierte Sprache
  • zielgruppengerechter Inhalt

Warum Übersetzungen optimieren?

Übersetzungen sind immer das letzte Glied in der Kette der Informationserstellung und damit per Definition immer zu spät fertig. Wir glauben: Das muss nicht unbedingt so sein!

Und wir wissen – aus Erfahrung –, dass bei standardisierter Erstellung und entsprechender Prozessgestaltung

  • die Dokumentation parallel zur Erstellung übersetzt werden kann,
  • die Übersetzungskosten sinken,
  • die Qualität der Übersetzung steigt und
  • die Übersetzung auch rechtzeitig fertig ist.

Der Basisbaustein für einen derart effizient gestalteten Übersetzungsprozess ist das Translation-Memory-System. Besonders im Bereich der Technischen Dokumentation ist der Anteil an sich wiederholenden oder bereits übersetzten Texten oft sehr groß, insbesondere auch, weil Technische Dokumentation häufig überarbeitet und ergänzt wird.

Durch den Einsatz von Translation-Memory-Systemen müssen diese bereits übersetzten Texte nicht nochmals übersetzt werden: Das spart Zeit, Geld, erhöht die Qualität der Übersetzung durch Konsistenz der Terminologie und ermöglicht, Texterstellung und Übersetzung weitgehend parallel durchzuführen.

Warum den Publikationsprozess optimieren?

Bevor ein Publikationsprozess optimiert werden kann, sollte man sich überlegen, in welche Ausgabemedien die Dokumente jetzt und in Zukunft überhaupt publiziert werden sollen. Wenn in mehreren Ausgabeformaten geliefert werden soll, ist es immer sinnvoll zu prüfen, ob aus einer Dokument-Quelle in alle Medien publiziert werden kann. In den meisten Fällen ist Cross-Media-Publishing der richtige Weg.

Aber kennen Sie auch die Diskussion „Papier-Dokumentation muss doch ganz anders strukturiert und geschrieben sein als Online-Dokumentation!”? Wir glauben, dass die vollständige Information sowohl Online als auch auf Papier so strukturiert und gestaltet sein muss, dass sie schnell verfügbar, leicht verständlich und direkt umsetzbar ist.

Wichtig für den optimalen Einsatz von Cross-Media-Publishing ist die standardisierte Erstellung der Dokumente und die Auswahl der für Ihr Unternehmen geeigneten Systeme.

Was ist unser Prozesskonzept?

Wir betrachten Erstellung, Übersetzung und Publikation als einen Prozess, dessen Teilprozesse aufeinander abgestimmt und von adäquaten Technologien unterstützt werden müssen. Optimale Prozesse tragen entscheidend dazu bei, ob Ihr Unternehmen auch in Zukunft die Kosten für die Dokumenterstellung im Griff hat.

Deshalb lautet unser Prozesskonzept:

  • Prozesse – aufeinander abgestimmt
  • Technologien – der Aufgabe angemessen

Welche Ergebnisse liefert unsere Beratung?

Unsere Beratung liefert Ihnen:

  • höhere Produktivität und schnellere Marktpräsenz durch optimierte Arbeitsabläufe bei Erstellung und Verwaltung von strukturierten und modularen Dokumenten
  • Unterstützung bei Ihren Arbeitsabläufen durch den Einsatz passender Technologien
  • geringere Übersetzungskosten
  • optimierte Übersetzungsprozesse mit, aber auch ohne Translation-Memory-System
  • geringere Publikationskosten durch einen optimierten Publikationsprozess
  • Entwicklung von Papier-, Online-Dokumentation und kontextsensitiver Hilfe im Cross-Media-Publishing Verfahren

Wie gehen wir bei der Beratung vor?

Folgende Schritte führen uns gemeinsam zu optimierten Prozessen.

  • Analyse der Erstellung:
    • Analyse der aktuellen Verfahren, Technologien und Abläufe und der Einbindung der Redaktion in die Unternehmensorganisation
    • Untersuchung der Effizienz von Arbeitsabläufen und Tooleinsatz bei der Informationserstellung und Übersetzung
    • Gemeinsames Herausarbeiten von optimierten Arbeitsabläufen und Aufdecken von organisatorischen Schwachstellen
  • Analyse der Übersetzung:
    • Analyse und Optimierung des bisherigen Übersetzungsprozesses
    • Analyse der Wirtschaftlichkeit und der Kostenersparnis durch ein Translation-Memory-System
    • Analyse der Übersetzer und der Übersetzungsqualität
  • Analyse der Publizierung:
    • Analyse des bisherigen Publikationsprozesses, der Ausgabemedien und der eingesetzten Tools
    • Analyse der Wirtschaftlichkeit und der Kostenersparnis durch Cross-Media-Publishing
  • Optimierungsvorschläge und Umsetzung:
    • Erstellung eines Strategiedokuments, das die optimierten Arbeitsabläufe beschreibt und mögliche Alternativen aufzeigt.
    • Unterstützung bei der Umsetzung in Ihrem Unternehmen.

Was ist die Grundlage unserer Beratung

Unsere Grundlagen basieren auf:

  • langjährigen Erfahrungen in den Bereichen Technische Dokumentation und Marketing-Kommunikation von Industrieunternehmen
  • langjährigen Erfahrungen in der intensiven Zusammenarbeit mit Entwicklungsabteilungen, Produktmarketing und Vertrieb
  • dem Überblick über die Vor- und Nachteile sämtlicher auf dem Markt befindlichen DMS und Redaktionssysteme