In der Theorie ist der geeignete Zeitpunkt einen Redaktionsleitfaden zu erstellen, wenn Sie bspw. ein Redaktionssystem einführen.
Bevor Sie ein Redaktionssystem einführen, ist es wichtig zu wissen, welche Anforderungen es erfüllen soll. Insofern haben Sie im Vorfeld Entscheidungen getroffen, die den „Sollzustand“ der zu erstellenden Technischen Dokumentation entsprechen soll. Dieser „Sollzustand“ wird in einer sogenannten „Musterdokumentation oder Pilotenprojekt“ im Redaktionssystem hinterlegt und sollte die Basis für den Redaktionsleitfaden darstellen.
Deshalb sollte ein Redaktionsleitfaden parallel zur Musterdokumentation erstellt werden und immer wieder nach neuen Erkenntnissen angepasst werden. Falls kein Redaktionssystem bei der Erstellung von Technischen Dokumenten genutzt wird, sollte zuerst der Redaktionsleitfaden erstellt werden und danach die Technischen Dokumente.