Häufig wird damit begonnen, einfach die Funktionen der verschiedenen Redaktionssysteme zu vergleichen. Hierzu eignet sich die tekom-Studie Redaktionssysteme hervorragend. Allerdings stellt man schnell fest, dass sich die Redaktionssysteme scheinbar kaum unterscheiden. Eine Entscheidung alleine auf dieser Basis zu fällen, ist sehr schwierig bis unmöglich. Was also tun?
Das Wichtigste bei der Auswahl eines Redaktionssystems ist, sich über die Ziele im Klaren zu werden, die mit der Einführung des Redaktionssystems erreicht werden sollen. Sie sollten sich also nicht zuerst die Funktionen eines Redaktionssystems anschauen, sondern ihre Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele, die sie mit der Einführung eines Systems erreichen wollen. Das können ganz unterschiedliche Ziele sein, z. B.
- Zusammenarbeit über mehrere Standorte stärken, also gemeinsam an einer Dokumentation arbeiten.
- Dokumentstrukturen mit Hilfe fester Strukturvorgaben vereinheitlichen.
- Einen Datenpool schaffen, aus dem sich Kataloge, Preislisten, Handbücher und auch die Website speisen.
- Serviceinformationssysteme mit den notwendigen Informationen befüllen.
- Variantenmanagement ermöglichen, um aus einer Quelle die jeweils passende Dokumentation für eine Maschine zu generieren.
- Ein Content Delivery Portal befallen, dass es dem Anwender einfach macht, die richtige Information für sein(e) Produkt(variante) zu finden, für die Aufgabe, die er gerade lösen will, in der richtigen Sprache, …
- Übersetzungsmanagement optimieren, so dass nur das zu einem Übersetzungsdienstleister geschickt werden muss, was auch neu oder geändert ist.
- …
Hinter diesen Zielen verbergen sich verschiedene Anforderungen. So kann für die Zusammenarbeit über mehrere Standorte ein webbasiertes Redaktionssystem genau das Richtige sein wohingegen für das Content Delivery Portal die einfache Zusammenführung unterschiedlicher Datenquellen der ausschlaggebende Faktor ist.
Der erste Schritt ist also, ein Zukunftsszenario zu entwerfen, wie die Informationsstrategie des Unternehmens aussehen soll. Dieses Zukunftsszenario muss von verschiedenen Abteilungen und Gruppen gemeinsam erarbeitet werden, um alle wesentlichen Interessen zu berücksichtigen. Hierbei kann ein externer Berater sehr hilfreich sein.